Intégration e-mail sur votre domaine et IA : fonctionnement et connexion

L’intégration e-mail sur votre domaine relie à MessageMind l’adresse e-mail de votre entreprise : un agent IA lit le contexte en temps réel et répond sur tous les canaux qu’utilisent vos clients. Reliez une adresse de votre propre domaine, comme [email protected], et l’agent IA répond aux e-mails qu’elle reçoit. Cela fonctionne avec tout hébergeur de messagerie qui propose IMAP pour le courrier entrant et SMTP pour le courrier sortant.

Qu’est-ce que l’intégration e-mail sur votre domaine et IA ?

Reliez une adresse de votre propre domaine, comme [email protected], et l’agent IA répond aux e-mails qu’elle reçoit. Cela fonctionne avec tout hébergeur de messagerie qui propose IMAP pour le courrier entrant et SMTP pour le courrier sortant. Les nouveaux e-mails apparaissent comme des conversations dans votre Workspace, et les réponses partent de votre adresse, sous le nom d’expéditeur que vous choisissez. Si l’e-mail de votre domaine passe par Google Workspace ou Microsoft 365, choisissez plutôt Google Workspace ou Outlook sur la même page.

Toutes les intégrations disponibles figurent sur la page des intégrations MessageMind, et les détails techniques de celle-ci se trouvent dans la documentation MessageMind sur l’e-mail sur votre domaine. Si vous préférez d’abord la voir en action, réservez une démo : nous vous montrons son fonctionnement en direct.

Ce que fait l’intégration e-mail sur votre domaine

L’intégration e-mail sur votre domaine et IA propose d’emblée les fonctions suivantes :

• Chaque nouvel e-mail qui arrive dans la boîte de réception devient une conversation dans « Workspace > Main Inbox ».
• L’agent IA répond à ces e-mails en suivant les règles de réponse que vous définissez pour l’adresse.
• Vous pouvez aussi répondre vous-même depuis la conversation. Votre réponse part de la même adresse.
• Les réponses envoyées depuis MessageMind sont copiées dans le dossier des messages envoyés de la boîte, avec une seconde copie, déjà marquée comme lue, dans la boîte de réception. Votre logiciel de messagerie habituel les affiche comme n’importe quel autre e-mail.
• Les réponses que vous envoyez depuis votre propre logiciel de messagerie apparaissent dans la conversation correspondante de MessageMind.
• Les notifications des formulaires de votre site ouvrent une conversation avec la personne qui a rempli le formulaire, et non avec l’adresse no-reply du formulaire. Son nom et son numéro de téléphone sont ajoutés à sa fiche contact, et ses autres réponses sont enregistrées dans des champs personnalisés.
• Vous pouvez relier plusieurs boîtes et combiner des adresses sur votre domaine avec des adresses Gmail, Google Workspace et Outlook.

Données lues et écrites

L’intégration n’utilise qu’un nombre limité de champs. Voici exactement ce qui circule entre les deux systèmes :

Comment configurer l’intégration e-mail sur votre domaine

Si votre boîte est déjà active, la configuration prend quelques minutes. Les étapes :

• Dans le menu du haut, ouvrez Connections et cliquez sur Channels.
• Cliquez sur la carte Email. Pour les comptes de location courte durée, elle s’appelle « STR Inbox ».
• Si une adresse est déjà reliée, cliquez sur l’onglet « Add inbox » en haut de la page.
• Cliquez sur « Custom Domain ». Le formulaire « Custom inbox » s’ouvre sous la liste des fournisseurs.
• Dans Account, remplissez Email, « From name », Username et Password. « From name » est le nom d’expéditeur que voient vos clients, et Username correspond souvent à l’adresse e-mail.
• Dans « Incoming mail », saisissez le nom de votre serveur IMAP dans Server.

Le pas-à-pas complet, avec chaque bouton et chaque champ, se trouve dans la documentation MessageMind sur l’e-mail sur votre domaine.

Cas d’usage de l’intégration e-mail sur votre domaine

Voici comment les équipes l’utilisent le plus souvent :

• Un client écrit à [email protected] tard le soir pour demander vos horaires d’ouverture. L’agent IA lui répond par e-mail depuis cette adresse, avec votre signature en bas.
• Le formulaire de contact de votre site envoie chaque demande à [email protected] depuis une adresse no-reply. Chaque demande ouvre sa propre conversation avec le visiteur, et la réponse de l’agent IA part vers l’adresse personnelle du visiteur.
• Les factures des fournisseurs arrivent dans la même boîte que les questions des clients. Vous choisissez « Reply to all, with exceptions » et ajoutez les adresses de vos fournisseurs dans From : l’agent IA laisse alors ces e-mails à votre équipe.
• Une collègue répond à un client depuis la boîte partagée, dans le logiciel de messagerie de son ordinateur portable. La réponse apparaît dans la conversation MessageMind et, si « Assign Chats to Manual on Official Channel Reply » est activé, l’agent IA cesse de répondre dans cette conversation.

Pour d’autres façons d’utiliser l’agent IA avec toutes les intégrations, consultez notre guide sur le chatbot IA pour les entreprises.

Limites à connaître

Le périmètre de l’intégration est volontairement limité. Voici ce qu’il faut savoir avant de compter dessus :

• Seuls les e-mails reçus après la connexion remontent dans MessageMind. Les anciens e-mails déjà présents dans la boîte ne sont pas importés.
• Seule la boîte de réception est lue. Les e-mails que votre hébergeur range dans d’autres dossiers, y compris le courrier indésirable, n’arrivent jamais dans MessageMind.
• Le courrier entrant doit être accessible en IMAP. Les boîtes qui ne proposent que POP3 ne sont pas prises en charge, même si le test de connexion réussit.
• MessageMind se connecte avec l’adresse que vous saisissez dans Email. Si votre hébergeur vous donne un identifiant différent de votre adresse e-mail, la connexion échoue.
• Les nouveaux e-mails sont marqués comme lus dans votre boîte dès qu’ils remontent dans MessageMind : ils n’apparaissent donc plus comme non lus dans votre logiciel de messagerie.

Tarifs et offres

L’intégration e-mail sur votre domaine et IA est disponible dans les offres payantes de MessageMind. La page des tarifs MessageMind indique l’offre requise et le contenu de chacune. Il n’y a pas de frais supplémentaires par intégration : la connexion fait partie de votre compte.

Questions fréquentes

Qu’est-ce que l’intégration e-mail sur votre domaine et IA ?

C’est la connexion native entre la boîte e-mail de votre domaine et MessageMind. Une fois la connexion établie, l’agent IA lit en temps réel le contexte de la boîte pendant une conversation et s’en sert (par exemple en répondant à une question sur le stock, en prenant un rendez-vous ou en mettant à jour un contact) sur WhatsApp, Instagram, SMS, e-mail et le chat du site.

Comment relier l’e-mail de mon domaine à MessageMind ?

Ouvrez la page de l’intégration e-mail sur votre domaine dans votre tableau de bord MessageMind et suivez les étapes de connexion. Le pas-à-pas complet, avec le nom de chaque champ et des captures d’écran, se trouve dans la documentation MessageMind sur l’e-mail sur votre domaine.

Comment fonctionne l’authentification de l’intégration e-mail sur votre domaine ?

Vous saisissez l’adresse et le mot de passe de la boîte dans le formulaire « Custom inbox ». MessageMind les utilise pour se connecter à votre hébergeur de messagerie, pour le courrier entrant comme pour le courrier sortant. Il n’y a aucune fenêtre de connexion à valider. Les identifiants sont stockés chiffrés et utilisés uniquement côté serveur : ils ne sont jamais transmis au navigateur ni à un tiers.

MessageMind transforme-t-il vraiment chaque nouvel e-mail de la boîte de réception en conversation dans « Workspace > Main Inbox » ?

Oui : chaque nouvel e-mail qui arrive dans la boîte de réception devient une conversation dans « Workspace > Main Inbox ».

Que faire si « Failed connecting email! Please Try Again! » s’affiche après un clic sur « Connect inbox » ?

MessageMind n’a pas pu se connecter pour recevoir ou envoyer du courrier avec les informations saisies. Vérifiez d’abord Email et Password, puis comparez chaque Server et Port avec les paramètres de votre hébergeur. Si vous ne connaissez que votre domaine, saisissez-le dans les deux champs Server : le test essaie aussi des variantes comme mail.votredomaine.fr et des noms qui commencent par smtp.