Anglotec Academy enseña inglés en Scarborough desde finales de la década de 1980. Ofrece inglés general y de negocios, preparación para IELTS y un programa juvenil de verano que atrae a familias de Italia, Francia, España y los países del Golfo.
La escuela ofrece dos cosas a la vez: el curso y la estancia de cuatro semanas que lo acompaña. Familias anfitrionas, traslados desde el aeropuerto de Mánchester, excursiones de fin de semana y cartas de apoyo para visados. Cuando un padre de Bolonia pregunta por un curso B1, también quiere saber, aunque no lo diga, si su hijo de quince años estará seguro y contento durante un mes en la costa de Yorkshire.
El equipo de Anglotec es pequeño: tres personas a tiempo completo en admisiones, una directora y una red de profesores. Afrontaba un problema habitual en los equipos reducidos: la primera respuesta decide quién reserva y la segunda, quién acude. Tardar 24 horas en contestar ya no permitía competir con grandes grupos de academias que respondían en menos de una hora.
Un horario en tiempo real que se completa desde el chat.
Esta es una semana de clases en Anglotec, la semana del día 3, vista como la ve el equipo de admisiones. Cada bloque ocupado se confirmó en un hilo de chat; cada bloque disponible se reserva para la siguiente consulta. La segunda línea de cada casilla muestra cómo intervino la IA para confirmarlo.
WhatsApp, chat web, correo y teléfono. Un hilo por familia.
Una madre de Milán descubre Anglotec un martes a las 21:00 y escribe al número de WhatsApp. La IA responde en italiano en menos de un minuto con las fechas del curso, el precio de la familia anfitriona y el coste del traslado desde el aeropuerto. A las 21:04 ya ha reservado una clase de prueba para el sábado. El miércoles escribe por correo para preguntar si puede pagar en euros. La IA enlaza ambas conversaciones, de modo que el equipo de admisiones ve una sola consulta, no dos.
Una madre de Milán nos encuentra a las 21:00. A las 21:01 ya tiene las fechas del curso, el precio de la familia anfitriona, el coste del traslado desde el aeropuerto y una clase de prueba reservada para el sábado. Antes perdíamos a esas familias frente a un grupo de Cambridge con un equipo mayor. Ya no.
El 94 % que la IA responde sin ayuda.
De cada 100 mensajes recibidos, la IA responde 94 sin ayuda humana. Estas son cinco de las preguntas que concentran gran parte de ese volumen, con las respuestas que ofrece en el tono de Anglotec.
Antes, el teléfono era el cuello de botella. Ahora, la IA responde a las 07:00, atiende la consulta de un padre que va camino del trabajo, reserva la clase de prueba y deja una nota para que nuestra directora le llame sobre la carta del visado. La mitad del trabajo está hecha antes de abrir la oficina.
Los resultados.
El 94 % de las consultas de matrícula se responde sin intervención humana.
Precios y fechas de los cursos, tarifas de las familias anfitrionas, traslados desde el aeropuerto, cartas para visados, pagos en euros, supervisión del programa juvenil y clases de prueba gratuitas. La IA responde a todo en el idioma de la familia y por el mismo canal que utilizó para contactar.
Clases de prueba reservadas el mismo día de la consulta.
La IA muestra en el chat los horarios de prueba disponibles mediante cal.com. La familia elige uno, la reserva se refleja en el horario del aula en tiempo real y la confirmación se envía en el idioma de la conversación. Desaparecen los tres días de espera para recibir una llamada.
138 minutos de voz gestionados por el agente IA.
Antes, la línea telefónica significaba un mensaje en el buzón y una llamada de vuelta a la mañana siguiente. La IA responde a cualquier hora, atiende la consulta, reserva la clase de prueba y deja una nota clara para la directora cuando un asunto delicado exige seguimiento humano.
Tres personas en admisiones haciendo el trabajo de seis.
Con el 94 % de las consultas de matrícula resueltas sin intervención humana y el 76 % de las familias cualificadas inscritas en una clase de prueba, el equipo de admisiones se concentra en las conversaciones que solo una persona puede mantener: un visado excepcional, una beca o el itinerario complejo de una familia de cinco miembros.
Una escuela de Yorkshire con una recepción global.
Anglotec no necesitaba ampliar el equipo de admisiones para atraer a más familias. Necesitaba dejar de dedicar las tardes a preguntas con respuestas conocidas y emplear ese tiempo en las familias que requieren una conversación real. La IA se ocupó de lo primero; el equipo conservó lo segundo y pudo competir con los grandes grupos de Cambridge.
¿Quieres esto para tu escuela?
En 20 minutos repasamos tu catálogo de cursos, tus canales y los horarios de tus aulas. Sin diapositivas.
